1. Administratorzy danych osobowych i ich dane kontaktowe
Lee Hecht Harrison Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, pod adresem: ul. Chocimska 4, 00-791 Warszawa, KRS 0000830319, NIP: 5272921805, (zwana dalej Organizatorem) oraz TMF Poland Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Rondo Daszyńskiego 2B, 00-843 Warszawa, Polska, zarejestrowana przez Krajowy Rejestr Sądowy, XII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000303299, NIP 5252422482 (zwana dalej Partnerem 1) oraz GREENBERG TRAURIG Nowakowska-Zimoch Wysokiński sp.k. z siedzibą w Warszawie, ul. Chmielna 69, 00-801 Warszawa, zarejestrowana przez Krajowy Rejestr Sądowy, XIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000007110, NIP 5252197625 (zwana dalej: Partnerem 2) są administratorami Pani/Pana danych osobowych.
Z Partnerem 1 można skontaktować się pisząc na jej wskazany wyżej adres lub mailowo pod adresem TMF Group Data Subject Request Form lub email: dataprotection@tmf-group.com
2. Wspólne uzgodnienia Współadministratorów
Przetwarzając dane z związku z organizacją i prowadzeniem konferencji pt. ORGANIZACJE LEPSZE DO ŻYCIA (zwanego Konferencją), Organizator, Partner 1 i Partner 2 działają jako współadministratorzy. Organizator, Partner 1 i Partner 2 zawarły umowę o współadministrowanie, która określa zakresy odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków z RODO. W tej umowie strony uzgodniły między innymi, że:
-
Organizator będzie zamieszczać informacje, o których mowa w art. 13 i 14 RODO w formularzu zgłoszeniowym do Konferencji, po uprzednim uzgodnieniu treści informacji z Partnerem 1 i Partnerem 2, a w razie konieczności realizacji obowiązków, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO w zakresie wykraczającym poza powyżej wskazany, Organizator, Partner 1 i Partner 2 będą niezależnie od działań drugiej strony realizować obowiązki informacyjne; Odnośnik do informacji o obowiązku informacyjnym Partnera 1: https://www.tmf-group.com/en/legal/privacy-statement/
-
zarówno Organizator jak i Partner 1 i Partner 2 będą zobowiązane są do realizowania Pani/Pana praw wynikających z RODO; może Pani/Pan zwrócić się do wybranego przez siebie podmiotu.
Zasadnicza treść uzgodnień pomiędzy Organizatorem a Partnerem 1 a Partnerem 2 udostępniana jest na wniosek każdej zainteresowanej osoby skierowany pod adres maciej.mianowski@lhh.com.
3. Wyznaczenie punktu kontaktowego
Organizacja, Partner 1 i Partner 2 wyznaczyły punkt kontaktowy, znajdujący się w firmie Lee Hecht Harrison Polska Sp. z o.o,, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych drogą mailową pod adresem maciej.mianowski@lhh.com, drogą telefoniczną pod numerem telefonu 42 630 22 55. lub korespondencyjnie pod adresem ul. Ogrodowa 8, 91-062 Łódź.
4. Cel i podstawa prawna
Dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji i przeprowadzenia Konferencji, archiwizacji dokumentów związanych z Konferencją oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi z Konferencją.
Dane osób wyznaczonych do kontaktu będą przetwarzane w celu zapewnienia właściwego i sprawnego zorganizowania i przeprowadzenia Konferencji, zapewnienia stałego kontaktu z podmiotem biorącym udział w Konferencji oraz w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami.
Podstawą prawną przetwarzania danych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów. Interesami tymi są zapewnienie właściwego i sprawnego zorganizowania i przeprowadzenia Konferencji (w tym umożliwienie podmiotom wzięcia udziału w Konferencji, wypełnienie przez organizatorów obowiązków związanych z Konferencją, a także ewentualne ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.
Przesyłanie informacji następuje w zgodzie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne.
5. Kategorie osób i rodzaje danych
Organizator, Partner 1 i Partner 2 będą przetwarzać dane podmiotu zgłaszającego się do udziału w Konferencji (w sytuacji, gdy są oni osobami fizycznymi). Przetwarzane będą też dane osób wskazanych jako osoby właściwe do kontaktu w sprawach związanych z Konferencją.
Organizator, Partner 1 i Partner 2 będą przetwarzać dane niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia Konferencji, podawane w formularzu zgłoszeniowym i na dalszym etapie prowadzenia Konferencji: nazwę i typ podmiotu zgłaszającego, imię, nazwisko, funkcję lub stanowisko w organizacji, adres email, numer telefonu.
6. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi w zakresie obsługi IT, hostingu poczty elektronicznej, dostawcy platformy służącej obsłudze Konferencji, podmiotom świadczącym usługi księgowe oraz bankom.
Z zastrzeżeniem i zawsze zgodnie z przepisami o ochronie danych, dane mogą być również przekazywane podmiotom wchodzącym w skład grupy kapitałowej w zakresie, w jakim mają one uzasadnioną potrzebę przetwarzania danych osobowych.
7. Informacja o przekazywaniu danych do państw trzecich i odpowiednich zabezpieczeniach
Dane nie będą przekazywane do państw trzecich w rozumieniu RODO.
8. Okres przechowywania
Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia i rozliczenia Konferencji, ustania wynikających z przepisów prawa obowiązków przechowywania danych i dokumentacji, a w zakresie, jakim jest to niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z Konferencją – do czasu przedawnienia tych roszczeń.
9. Prawa osób
Ma Pani/Pan prawo domagać się dostępu do swoich danych i otrzymać ich kopię. Ma Pani/Pan prawo żądać ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w art. 17 RODO usunięcia swoich danych.
Ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu. W takiej sytuacji administrator przestanie przetwarzać dane, chyba, że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana praw i wolności lub wykaże, że jest to niezbędne dla administratora do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Ma Pani/Pan też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.
10. Wymóg podania danych i źródło danych
Podanie danych jest dobrowolne. Nie ma wymogu ustawowego czy umownego podania danych. Jednocześnie podanie danych jest konieczne do wzięcia udziału w Konferencji, a brak ich podania może uniemożliwić udział w Konferencji.
Dane pozyskuje się od podmiotu zgłaszającego, ewentualnie innych wyznaczonych przez niego osób.
11. Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji
Organizator, Partner 1 i Partner 2 nie będą podejmować decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym w formie profilowania.